Få mest muligt ud af din tid

 Skrevet af Anne Toldbod Jakobsen

Tid er en mangelvare. Og uden at gå ind i en økonomisk redegørelse for værdiansættelser, så er det vist almindeligt kendt, at når der er for lidt af noget, bliver det pludselig meget værd. Men i stedet for at blive ved med at ønske os en ekstra time i døgnet, skulle vi måske kigge på, hvordan vi bruger dem, vi har?

Man kan komme langt med en simpel to-do-liste, men den bliver hurtigt alenlang (og demotiverende), hvis man inkluderer alt fra træning og rengøring til deadlines og møder. Og man kan måske have tendens til at snuppe de ’sjove’ punkter før de vigtigste. Et tip til at bruge sin to-do-liste mere effektivt er, at begrænse den til seks punkter, og derefter nummerere punkterne efter vigtighed og den rækkefølge, de skal udføres i. Og så følge det, forstås.

Hvis man ikke er til de traditionelle lister på papir, kan app’en Any.DO varmt anbefales. Den er gratis, brugervenlig og fungerer både til Android og iPhone.

Nogle projekter og arbejdsdage vil dog kunne drage stor nytte af, at blive sat lidt mere i system, og til det formål, er nedenstående værktøj ret fantastisk. Til de af jer, der ikke kender den – lad mig introducere Eisenhower-modellen.

Eisenhower-modellen
Modellen opererer med to akser i en matrixstruktur; vigtig/ikke vigtig og haster/haster ikke. Ud fra disse kriterier kan du plotte opgaver ind, der skal klares for at nå dit mål. Om det er et stort projekt på job, en specialeafhandling eller en fødselsdagsfest er underordnet – modellen kan hjælpe dig til prioritere din tid bedst muligt.

A-opgaver: De er vigtige og de haster.
De helt presserende. Som fx opgaver, der har deadline i morgen eller endnu værre; havde det i går. Målet er, at det er en begrænset mængde tid, der skal bruges på disse opgaver, så man undgår det stress, der medfølger deadlinepres.

B-opgaver: De er vigtige, men haster ikke. Endnu.
Nøglen til Eisenhower-modellens magi ligger i B-opgaverne. I disse opgaver ligger der nemlig en masse strategi og planlægning, der gør, at færre opgaver ender som A-opgaver. Det er altså her, du skal bruge den største del af din tid i løbet af en dag. Det kan være undervisningsforberedelse,  research til projekter, eller noget helt tredje, der er helt eller delvist løser nogle potentielle A-opgaver.

C-opgaver: De er ikke vigtige, men de haster.
Måske skal du deltage i et uventet møde eller huske et fødselsdagsopkald til din mormor, som i sagens natur ikke er populært at udskyde til i morgen. Dermed ikke sagt, at mormor ikke er vigtig, men her snakker vi opgaver, som ikke bringer dig tættere på målet for din arbejdsdag, og derfor ikke skal tage for meget af din tid.

D-opgaver: De er ikke vigtige, og de haster ikke.
Med andre ord: Overspringshandlinger. Når man lige skal tjekke sin netbank, bestille en tandlægetid, drikke lidt mere kaffe eller se om der er sket noget nyt på Facebook for Gud ved hvilken gang. ’Opgaver’, du enten kan udføre i en tidsbegrænset(!) periode, eller helt med til arbejdsdagen er slut.

Tidsstyringsværktøjer er uden tvivl et værdifuldt kendskab. Men brug dem alligevel med omtanke, så du undgår at køre død i struktur og forventninger til din egen effektivitet. Så skal du nok nå det hele.

Kommenter

Kommenter