Sådan påvirker Zoom kvaliteten af dine møder i det digitale rum

Det er næppe nogen hemmelighed, at vi i kølvandet på Corona-krisen, i højere grad bruger digitale video- og opkaldstjenester til at afholde møder, samt pleje kontakten til vores sociale- og professionelle netværk.
Med en massiv forøgelse i antallet af aktive brugere internationalt, er Zoom formentlig den foretrukne digitale video- og opkaldstjeneste, når vi på behørig afstand skaber kontakt til omverdenen gennem lyd og billede.

Men måske har du selv oplevet at være udkørt efter timelange møder på Zoom? Måske oplever du, at man nemmere kommer til at tale i munden på hinanden, og at det generelt er udfordrende at vide, hvornår man har ordet, og hvem man egentlig taler til?

I dagens artikel vil jeg zoome ind på, hvordan brugen af digitale video- og opkaldstjenester skaber udfordringer for vores måde at kommunikere på i mødelokalet, hvad du selv kan gøre for at imødekomme problematikken, og hvordan du får mere ud af møderne i det digitale rum. 

Hvordan påvirker Zoom strukturen for vores samtaler med andre?

Lad os for en god ordens skyld starte med en afklaring af, hvordan vi mennesker organiserer vores samtaler med andre, og hvordan brugen af video- og opkaldstjenester forstyrrer denne balance. 

Fælles for al kommunikation mellem mennesker er overordnet, at vi følger en struktur, hvor vi opdeler vores samtaler i turtagning; om det er i mødelokalet, rundt om spisebordet eller til jobsamtalen, så er vores samtaler med andre mennesker opdelt i såkaldte taleture, hvor vi på skift har ordet, og giver ordet videre, så andre kan tage del i samtalen. 

Hvis jeg spørger Søren fra Marketing, hvad strategien er for SEO, så har jeg formuleret et spørgsmål, signaleret at min taletur er forbi, og givet taleturen videre til Søren, så han har mulighed for at besvare mit forudgående spørgsmål. 

Ret simpelt. Og så alligevel ikke.

Der er nemlig et hav af faktorer, der spiller ind, når vi organiserer vores kommunikation, som rækker langt ud over, hvad vi rent faktisk siger. Vores nonverbale kommunikation i form af gestik, mimik og øjenkontakt er nemlig en lige så vigtig forudsætning for succesfuld turtagning, og for vores generelle evne til at organisere samtalens struktur med andre mennesker. 

Når jeg benytter en video- og opkaldstjeneste som Zoom, er der en række faktorer, der forstyrrer denne balance. Først og fremmest er der ingen garanti for, at alle deltagerne har tændt deres webcam under mødet. Og selv hvis de har deres webcam tændt, vil jeg pga. Zooms opsætning (mig bekendt) ikke kunne se alle deltagerne på én gang. 

Det betyder i praksis, at gestik, mimik og øjenkontakt bliver reduceret drastisk i vores kommunikation under Zoom-mødet, hvilket kan have stor indflydelse på sammenhængskraften og kvaliteten af dialogen under mødet, da det begrænser vores evne til at signalere hvem vi taler til, og hvem der har næste taletur. Det er ikke et problem, hvis jeg har et møde med én deltager, men det kan blive uoverskueligt, hvis der er 6 andre deltagere, der alle venter på taletid, eller hvis man fx. tilbyder fjernundervisning med mange deltagere på én gang. 

Derudover kan der nævnes tekniske udfordringer i form af ustabile internetforbindelser, skrattende headsets og deltagere, der har glemt at slukke deres mikrofon, som værende forstyrrende elementer, der udfordrer kvaliteten og sammenhængskraften for Zoom-mødet yderligere.

Afbrydelser under mødet – en stopklods for den gode dialog

I samtalen med andre mennesker kan man vente på, at man får tildelt næste taletur af en anden deltager. Men man kan også selv gribe ordet, når muligheden byder sig. Det betyder i praksis, at når en anden deltager har afsluttet sin taletur, og ingen andre bider på, kan du selv gribe ordet. Denne udvælgelse finder sted på et splitsekund og er ofte intuitiv. 

Men hvordan ved jeg, om jeg kan tage ordet under et møde, hvis jeg ikke nødvendigvis kan se de andre deltagere, og derfor ikke ved, om der er en anden, der skal til at tage næste taletur? Det ved jeg heller ikke, og det skaber ofte problemer med overlappende tale og afbrydelser under Zoom-møder – særligt når der er mange deltagere.

Afbrydelser og deltagere, der snakker i munden på hinanden, er selvsagt ikke noget godt udgangspunkt for den gode dialog. Det kan være lettere irriterende, hvis man i en social sammenhæng er indlogeret i en vortex af folk, der taler i munden på hinanden, men i mødet med kolleger, direktion og samarbejdspartnere, kan det være direkte hæmmende for den gode dialog i mødelokalet. 

Af samme årsag, tærer det på vores energiniveau, når vi konstant skal vurdere, hvem der bliver talt til, hvem der har ordet, og hvem der skal tildeles ordet næste gang. Den sociale dynamik, der organiserer strukturen for vores kommunikation kører for det meste på automatpilot, men med de digitale video- og opkaldstjenester er automatpiloten suspenderet, og det udfordrer i den grad vores energiniveau under – og efter – mødet i det digitale rum. 

Hvad kan du gøre for at styrke kvaliteten af dine møder på Zoom?

Vær tydelig i din kommunikation; tydeliggør hvem du taler til. Da vi under Zoom-mødet kun har begrænset adgang til deltagernes gestik og mimik, kan det være en god idé at tydeliggøre med navn, hvem vi taler til. Det vil hjælpe på turtagningen, da det ekspliciterer, hvem der har ordet, og hvem der får mulighed for at svare. Det vil også minimere forekomsten af afbrydelser og overlappende tale. Man kan også udvælge en ordstyrer, der dirigerer flowet under mødet, og skaber overblik og struktur for deltagerne. 

Brug pauser; giv de andre deltagere plads til at komme på banen. Der vil unægteligt være flere afbrydelser, når vi bruger Zoom, end når vi fysisk sidder over for andre mennesker. Derfor er det vigtigt at bruge pauser, så andre deltagere får mulighed for at fremføre deres synspunkt. Derudover er det vigtigt, når afbrydelsen finder sted, at du viser, at det ikke var din mening at afbryde; lad de andre deltagere tale færdig, da det skaber et bedre rum for dialog fremadrettet, når vi udviser velvilje, interesse og engagement over for andre i vores kommunikation. 

Zoom, Skype og Google Hangouts er fantastiske og tiltrængte værktøjer i disse dage; vi minimerer den fysiske kontakt, og plejer kontakten med kolleger og netværk på behørig afstand. Men hvis der er én ting corona-krisen har lært os, så er det formentlig, at vi kan opfinde alternativer til vores normale adfærd, der med varierende succes minder om det, vi kender i forvejen.

Jeg glæder mig, som så mange andre til, at Zoom-møderne i det digitale rum bliver udfaset til fordel for social kontakt, og til at vi i en tid, der er præget af social distance, får mulighed for at rykke dialogen tilbage, hvor den hører til – i mødet, relationen og i samspillet med andre mennesker – uden en computerskærm som mediator. 


Skribent: Oliver Hougaard
Beskæftigelse: Kommunikationsrådgiver

Kommenter

Kommenter