Sådan styrker du din personlige effektivitet

Skrevet af Hjalte Bach

’Fægter’ du med en god omgang workload, og har du svært ved at få hverdagen, studium og jobbet til at hænge sammen? Fat mod, det er der gode råd for. Læs med og bliv inspireret til, hvordan du skaber en struktur, der styrker din effektivitet.

Hvis du arbejder med kommunikation og marketing, kan du med sikkerhed forvente opgaver, der flyver ind fra siden. Desuden er det svært at kontrollere sin iver for at bruge længere tid på flere opgaver, hvis du f.eks. har et relevant og spændende studiejob. Det er jo en mulighed for mere indflydelse, så hvorfor sige nej?

Jeg var så glad for mit første studiejob tilbage på min bachelor, at jeg hurtigt påtog mig flere og flere opgaver. Min email-indbakke voksede, fordi jeg havde svært ved at sige nej. En dag fik jeg en trykken for brystet. Årsagen var, at jeg påtog mig for mange opgaver i forhold til, hvad jeg kunne præstere og havde tid til. Jeg ville det hele, og det var jo også nemmere at skippe et kapitel i bogen, for så skuffer du jo ikke andre end dig selv.

Det er særligt i forbindelse med mit studiejob, at jeg i denne artikel vil dykke ned i nogle gode råd, og dem tror jeg, at du kan bruge som inspiration eller en ’smagsprøve’ på en udvikling, du selv kan kickstarte.

3 vaner for personlig sejr

I hans kendte bog ’7 gode vaner’ guider Stephen Covey dig igennem flere metoder og principper, ud fra syv effektive vaner, og det er de første tre, der udgør den ’personlige sejr’, som kan give dig et kick i hverdagen, hvis du arbejder med dem. Effektive vaner er fællesmængden af viden (hvad skal man gøre og hvorfor), færdigheder (hvordan) og ønske (vil). Bogen uddyber de syv vaner, og jeg vil klart anbefale dig at læse den for at få uddybet artiklens citater og pointer.

Vane 1; Vær proaktiv

Proaktivitet betyder mere end blot at tage et initiativ. Det betyder, at vi som mennesker er ansvarlige for vores eget liv,” skriver Covey.

Bussen er forsinket og det regner. Damn, det kan være frustrerende! Du bliver dagligt stimuleret af omstændigheder udefra, og her skal du bruge din frihed til at vælge din reaktion ud fra din karakter og værdier i stedet for at være styret af dine følelser.

På mit job brød et IT-system sammen, hvilket berørte virksomhedens service, og jeg skulle hjælpe med at kommunikere med utilfredse kunder på Facebook. Proaktivitet betød her, at jeg ikke tænkte ”Øv! ’Søren’ har forårsaget det her, og nu kommer jeg bagud,” men i stedet koncentrerede mig om at gøre mit bedste til det, som jeg havde indflydelse på; selve kommunikationen til de berørte kunder.

Vanen har gjort mig mere løsnings-orienteret end problem-orienteret, og jeg kan mærke en langt bedre tilgang til forskellige situationer, fordi jeg vælger at fokusere mere på det, jeg har størst indflydelse på.  

Vane 2; Begynd med slutningen

At begynde med slutningen betyder, at du begynder med en klar forståelse af dit bestemmelsessted. Det er nemt at blive fanget i travlhed og arbejde hårdere for så at opdage, at du er endt et forkert sted,” skriver Covey.

Denne vane har hjulpet mig til at tænke mere over det resultat, jeg vil nå, før jeg begynder på en opgave eller et projekt, og det er en god øvelse for mine arbejdsopgaver, fordi jeg får en bedre fornemmelse af værdien af den tid, jeg bruger.

Da LinkedIn udgav sine ’Showcase Pages’ i stedet for produktbeskrivelser på virksomhedssider, tog jeg initiativet til at teste forskellige Showcase Pages.

I stedet for bare at give los, startede jeg med at skænke projektet flere tanker omkring, hvordan de her sider egentligt bedst kunne præsentere produkterne. Det giver dig en tydeligere rød tråd i dit arbejde, og du får brugt din tid langt mere effektivt.

Vane 3; Gør det første først

Denne vane er dit personlige udbytte, den praktiske opfyldelse af de to førnævnte. Det er her, du skaber din fysiske udgave, og opfylder/realiserer den naturlige udvikling, du sætter i gang,” skriver Covey.

At gøre det første først drejer sig om at prioritere sine opgaver, arbejde og aftaler. Hvis du ikke planlægger og prioriterer, vil du hele tiden udskyde ting, og det meste af hvad du arbejder på vil blive hasteopgaver. Sådan bliver du nemt travl og ikke nødvendigvis effektiv samtidig.

Her kan en struktureret mailindbakke være guld værd, så du ikke behøves tænke på flere ting ad gangen. Min outlook har jeg indrettet med fokus på a) ’opgaver’, en mappe med alle mails, som er noget jeg skal løse b) ’afventer’, en mappe med aftaler og opgaver, som kræver andres øjne, eller skal udskydes og c) ’afsluttet’, en mappe hvori jeg har kategoriseret de løste arbejdsopgaver.

Stormødet med dig selv – hvordan gik ugen?

Det en god idé at have et ‘Stormøde’ med sig selv hver uge. “Nåede du det, du skulle?” Jeg prøver så vidt muligt at gøre det hver søndag, og det er opløftende ’at træde ud af sig selv’, se på sine resultater, og arbejde videre med de erfaringer, man gør sig.

Nu er vi jo ikke robotter, der kan spotte et problem i vores eget system og fjerne det straks. Vi er mennesker, og den her slags tager tid at arbejde med. Covey skriver, at et godt sted at starte, er den der streg i ansigtet, vores smil. Fokuserer du på din egen reaktion på omstændigheder og situationer, kan du komme i gang med en masse gode skridt, som gradvist vil øge din personlige effektivitet.

 

Om skribenten:

Navn: Hjalte Bach

Beskæftigelse: Studerer cand.merc.kom, konsulent i Softworld og formand for kommunikationsudvalget i Youth for Understanding

LinkedIn: http://linkd.in/1sUDiHt

Twitter: @HjBach


Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.